Jak działa e-fakturowanie?

Jak działa e-fakturowanie?

Definicja e-faktura

  • Faktura jest dokumentem sprzedaży, który zawiera szczegóły dotyczące transakcji.
  • Dane identyfikacyjne dokumentu: Numer, data wystawienia
  • Strony transakcji kupna-sprzedaży: Dostawca i odbiorca
  • Określenie przedmiotu transakcji: Nazwa towaru lub usługi, ilość, wartość
  • Dane do rozliczenia obowiązujących podatków
  • Zestawienia słowne i liczbowe
  • Informacje o uzgodnionych terminach i formach płatności
  • Dodatkowe informacje: Adres dostawy, sposób odbioru i inne.
  • Podpisy uczestników transakcji (nie zawsze konieczne).

Faktura jest zazwyczaj drukowana na papierze. W niektórych przypadkach dopuszczalna jest jednak wersja elektroniczna (e-faktura).

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów, faktury mogą być przesyłane drogą elektroniczną (e-faktury), pod warunkiem zapewnienia ich autentyczności i integralności.

– Poprzez bezpieczny podpis elektroniczny, w rozumieniu art. 3 pkt. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450), z późniejszymi zmianami, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

– Poprzez elektroniczną wymianę danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu elektronicznej wymiany danych, jeżeli umowa ta przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność i integralność danych.

Przeczytaj również: Tworzenie długoterminowej strategii technologicznej w firmie hybrydowej – sprawdź na https://centrum-biurowe.pl/biuro/tworzenie-dlugoterminowej-strategii-technologicznej-w-firmie-hybrydowej/pkge_bgyr

  • Przyjmowanie, przechowywanie i kontrola e-faktur

Faktury elektroniczne są dozwolone na mocy SS 2 pkt 1 rozporządzenia. Odbiorca musi jednak wyrazić zgodę na przesyłanie faktur elektronicznych. Zgoda ta może być udzielona elektronicznie lub pisemnie. Szablon akceptacji faktur elektronicznych, czyli e-faktur, zamieszczamy na końcu tego artykułu. Jeśli jednak takie oświadczenie składane jest w formie elektronicznej, musi być ono zgodne z SS 3 niniejszego rozporządzenia. Aby zapewnić autentyczność i integralność treści, bezpieczny podpis elektroniczny musi być weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Odbiorca może w każdej chwili zrezygnować z otrzymywania faktur elektronicznych. Prawo wystawcy do wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych wygasa po wycofaniu akceptacji przez odbiorcę. To jest SS 3 punkt 4.

Faktury elektroniczne muszą być archiwizowane w taki sam sposób jak faktury papierowe – zgodnie z SS 6 pkt 1, rozporządzenia Ministra Finansów. Podatnik jest zobowiązany do przechowywania w Polsce wszystkich faktur elektronicznych, które otrzymał lub wystawił. Musi to robić zgodnie z odrębnymi przepisami. Podatnik musi zezwolić organom podatkowym na pobieranie i wykorzystywanie faktur w formie elektronicznej. W szczególności podatnik musi zadbać o to, aby faktury były czytelne i udokumentowane. Jeżeli podatnik zamierza przechowywać faktury elektroniczne na terytorium państwa członkowskiego UE lub innym niż terytorium Polski, musi pisemnie poinformować naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w sprawach podatku akcyzowego w odniesieniu do podatnika o miejscu przechowywania (adresie), a w przypadku gdy adres dotyczy bezpośrednio innego podmiotu – również o nazwie.

Jeżeli podatnik zmienia miejsce przechowywania faktur (przechowywanych za granicą), musi poinformować naczelnika urzędu skarbowego oraz urząd celny właściwy w sprawach podatku akcyzowego w terminie trzech dni od zaistnienia zmiany (SS 6 pkt 3).

Zarówno wystawca, jak i odbiorca powinni przechowywać faktury elektroniczne w sposób gwarantujący ich autentyczność, prawdziwość treści oraz czytelność przez cały okres ich przechowywania (SS 6 pkt 4).

Podatnik musi zapewnić organom podatkowym i organom kontroli skarbowej niezwłoczny dostęp drogą elektroniczną do wszystkich faktur.

Umożliwić tym organom dokumentowanie gromadzenia i wykorzystywania e-faktur

Umożliwia czytelność e-faktur

Udostępnia organom dane dotyczące autentyczności i integralności treści każdej e-faktury (tj. dane certyfikatu).

  • Dlaczego warto korzystać z e-faktur
  • Oszczędność ok. 4,5 zł (od 2 do 8 zł na każdej fakturze).
  • Bezpieczeństwo – gwarancja, że podpiszesz to, co widzisz.
  • Wygoda i łatwość obsługi – Łatwa integracja z istniejącymi systemami finansowymi lub księgowymi.
  • Niska inwestycja i wysoki zwrot z inwestycji
  • Możliwość wystawiania faktur dla wielu klientów w krótkim czasie.
  • Korzystne obliczanie terminu płatności: Termin płatności liczony jest od daty wystawienia lub dostarczenia faktury elektronicznej, czyli w tym samym dniu.
    • Kto może wystawiać e-faktury?

Z tego rozwiązania mogą korzystać przede wszystkim:

  1. Klienci indywidualni, np. klienci indywidualni, którzy chcą otrzymywać e-faktury od firm telekomunikacyjnych w formie maila lub dostępu do strony internetowej z plikiem faktur. Należy pamiętać, że do przeglądania dokumentów, weryfikacji podpisów oraz dostępu do e-faktury będziemy musieli posiadać aplikację. Można ją pobrać bezpłatnie.
  2. Małe firmy, które nie korzystają z konkretnego systemu księgowego. Firmy te będą mogły otrzymywać i wystawiać faktury poprzez formularz e-faktury, a także będą mogły złożyć wniosek o edycję dokumentu i podpisywanie faktur.
  3. Biura rachunkowe będą mogły otrzymywać e-faktury w formie elektronicznej i konwertować je do swojego oprogramowania księgowego. Ułatwi to prowadzenie księgowości.
  4. Małe, średnie i duże firmy mogą zautomatyzować zewnętrzne procesy biznesowe za pomocą własnych systemów informatycznych.
  5. Operatorzy telekomunikacyjni, firmy energetyczne i inne firmy, które obsługują tysiące klientów indywidualnie i rozliczają się z klientami biznesowymi.
Previous Szyfrowanie – sposób na ochronę danych firmowych w pracy zdalnej
Next MGID rozszerza swój zasięg w Polsce, podpisując umowę z CMC Media

Może to Ci się spodoba

Trendy 0 Comments

Oczy a komputer – jak je chronić?

Komputer będzie nam towarzyszył praktycznie w każdym dniu pracy. Praca przed komputerem to również duże wyzwanie dla naszych oczu. Osoby, które muszą spędzać przy komputerze wiele czasu mogą mieć problem

Firmy mogą zyskać na promocji czytelnictwa

Na rynku dystrybucji e-booków pojawił się podmiot z nowatorskim pomysłem na rozwój czytelnictwa w Polsce. CzasCzytania.pl oferuje przedsiębiorcom nowy sposób na zdobycie lojalności klientów i motywowanie pracowników. CzasCzytania.pl to uruchomione

Trendy 0 Comments

Content Marketing w lokalnym biznesie

Content Marketing to bardzo skuteczna strategia w komunikacji marketingowej. Sprawdza się zarówno w przypadku dużych globalnych koncernów, jak i drobnych przedsiębiorców, którzy nie mogą sobie pozwolić na kampanie reklamowe wymagające

0 Comments

Brak komentarzy!

You can be first to comment this post!

Zostaw odpowiedź