Jak działa e-fakturowanie?

Definicja e-faktura

• Faktura jest dokumentem sprzedaży, który zawiera szczegóły dotyczące transakcji.
• Dane identyfikacyjne dokumentu: Numer, data wystawienia
• Strony transakcji kupna-sprzedaży: Dostawca i odbiorca
• Określenie przedmiotu transakcji: Nazwa towaru lub usługi, ilość, wartość
• Dane do rozliczenia obowiązujących podatków
• Zestawienia słowne i liczbowe
• Informacje o uzgodnionych terminach i formach płatności
• Dodatkowe informacje: Adres dostawy, sposób odbioru i inne.
• Podpisy uczestników transakcji (nie zawsze konieczne).

Faktura jest zazwyczaj drukowana na papierze. W niektórych przypadkach dopuszczalna jest jednak wersja elektroniczna (e-faktura).

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów, faktury mogą być przesyłane drogą elektroniczną (e-faktury), pod warunkiem zapewnienia ich autentyczności i integralności.

– Poprzez bezpieczny podpis elektroniczny, w rozumieniu art. 3 pkt. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450), z późniejszymi zmianami, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

– Poprzez elektroniczną wymianę danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu elektronicznej wymiany danych, jeżeli umowa ta przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność i integralność danych.

Przeczytaj również: Tworzenie długoterminowej strategii technologicznej w firmie hybrydowej – sprawdź na https://centrum-biurowe.pl/biuro/tworzenie-dlugoterminowej-strategii-technologicznej-w-firmie-hybrydowej/pkge_bgyr

• Przyjmowanie, przechowywanie i kontrola e-faktur

Faktury elektroniczne są dozwolone na mocy SS 2 pkt 1 rozporządzenia. Odbiorca musi jednak wyrazić zgodę na przesyłanie faktur elektronicznych. Zgoda ta może być udzielona elektronicznie lub pisemnie. Szablon akceptacji faktur elektronicznych, czyli e-faktur, zamieszczamy na końcu tego artykułu. Jeśli jednak takie oświadczenie składane jest w formie elektronicznej, musi być ono zgodne z SS 3 niniejszego rozporządzenia. Aby zapewnić autentyczność i integralność treści, bezpieczny podpis elektroniczny musi być weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Odbiorca może w każdej chwili zrezygnować z otrzymywania faktur elektronicznych. Prawo wystawcy do wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych wygasa po wycofaniu akceptacji przez odbiorcę. To jest SS 3 punkt 4.

Faktury elektroniczne muszą być archiwizowane w taki sam sposób jak faktury papierowe – zgodnie z SS 6 pkt 1, rozporządzenia Ministra Finansów. Podatnik jest zobowiązany do przechowywania w Polsce wszystkich faktur elektronicznych, które otrzymał lub wystawił. Musi to robić zgodnie z odrębnymi przepisami. Podatnik musi zezwolić organom podatkowym na pobieranie i wykorzystywanie faktur w formie elektronicznej. W szczególności podatnik musi zadbać o to, aby faktury były czytelne i udokumentowane. Jeżeli podatnik zamierza przechowywać faktury elektroniczne na terytorium państwa członkowskiego UE lub innym niż terytorium Polski, musi pisemnie poinformować naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w sprawach podatku akcyzowego w odniesieniu do podatnika o miejscu przechowywania (adresie), a w przypadku gdy adres dotyczy bezpośrednio innego podmiotu – również o nazwie.

Jeżeli podatnik zmienia miejsce przechowywania faktur (przechowywanych za granicą), musi poinformować naczelnika urzędu skarbowego oraz urząd celny właściwy w sprawach podatku akcyzowego w terminie trzech dni od zaistnienia zmiany (SS 6 pkt 3).

Zarówno wystawca, jak i odbiorca powinni przechowywać faktury elektroniczne w sposób gwarantujący ich autentyczność, prawdziwość treści oraz czytelność przez cały okres ich przechowywania (SS 6 pkt 4).

Podatnik musi zapewnić organom podatkowym i organom kontroli skarbowej niezwłoczny dostęp drogą elektroniczną do wszystkich faktur.

Umożliwić tym organom dokumentowanie gromadzenia i wykorzystywania e-faktur

Umożliwia czytelność e-faktur

Udostępnia organom dane dotyczące autentyczności i integralności treści każdej e-faktury (tj. dane certyfikatu).

• Dlaczego warto korzystać z e-faktur
• Oszczędność ok. 4,5 zł (od 2 do 8 zł na każdej fakturze).
• Bezpieczeństwo – gwarancja, że podpiszesz to, co widzisz.
• Wygoda i łatwość obsługi – Łatwa integracja z istniejącymi systemami finansowymi lub księgowymi.
• Niska inwestycja i wysoki zwrot z inwestycji
• Możliwość wystawiania faktur dla wielu klientów w krótkim czasie.
• Korzystne obliczanie terminu płatności: Termin płatności liczony jest od daty wystawienia lub dostarczenia faktury elektronicznej, czyli w tym samym dniu.
  • Kto może wystawiać e-faktury?

Z tego rozwiązania mogą korzystać przede wszystkim:

1. Klienci indywidualni, np. klienci indywidualni, którzy chcą otrzymywać e-faktury od firm telekomunikacyjnych w formie maila lub dostępu do strony internetowej z plikiem faktur. Należy pamiętać, że do przeglądania dokumentów, weryfikacji podpisów oraz dostępu do e-faktury będziemy musieli posiadać aplikację. Można ją pobrać bezpłatnie.
2. Małe firmy, które nie korzystają z konkretnego systemu księgowego. Firmy te będą mogły otrzymywać i wystawiać faktury poprzez formularz e-faktury, a także będą mogły złożyć wniosek o edycję dokumentu i podpisywanie faktur.
3. Biura rachunkowe będą mogły otrzymywać e-faktury w formie elektronicznej i konwertować je do swojego oprogramowania księgowego. Ułatwi to prowadzenie księgowości.
4. Małe, średnie i duże firmy mogą zautomatyzować zewnętrzne procesy biznesowe za pomocą własnych systemów informatycznych.
5. Operatorzy telekomunikacyjni, firmy energetyczne i inne firmy, które obsługują tysiące klientów indywidualnie i rozliczają się z klientami biznesowymi.